Chyba v e-mailu? Co dělat po jeho odeslání

‍

Ať už jste zkušený profesionál, nebo posíláte svůj první e-mail, pravděpodobně jste zažili ten pocit lítosti hned po stisknutí „odeslat“.

Byli jste přesvědčeni, že je e-mail dokonalý, a tak jste ho poslali. Jenže možná chvíli poté – nebo hodinu později? – si najednou všimnete zjevné chyby. Nebo vám možná někdo, v dobré víře, ukáže chybu, čímž vás ujistí, že jste si problém vědomi.

Chyby v e-mailech – ať už jde o drobnou překlep, viditelnou gramatickou chybu nebo nesprávnou informaci – mohou být velmi frustrující, protože jakmile stisknete „odeslat“, není návratu. Na rozdíl od webových stránek, kde věci můžete rychle opravit, chyba zůstane v něčím inboxu, dokud ji neotevřou nebo neodstraní.

Pokud se vám to stane, pamatujte si: nejste neschopní (vím, že je to snazší říct než přijmout). Jednoduchá chyba neodráží vaši inteligenci nebo nedbalost. To se stává každému a není to konec světa.

Jakmile se s tím smíříte, můžete se rozhodnout, jestli chcete chybu napravit nebo ne. V tomto blogu se podíváme na to, jak se vypořádat s takovými chybami v e-mailech, pokud vůbec potřebujete reagovat. Ale předtím si probereme nejčastější chyby, které můžete udělat.

‍

Běžné chyby v e-mailech

I když se snažíme zajistit, aby naše e-maily byly bez chyb a vše bylo správně, stejně jako v životě, občas uděláme chybu. Některé druhy chyb se vyskytují častěji než jiné. Zde jsou nejběžnější chyby, které se objevují v newsletterech:

• Překlepy a gramatické chyby – Jednoduché chyby jako pravopisné chyby, chybějící interpunkce nebo neobratné výrazy mohou snadno projít nepozorovaně.
• Nesprávný příjemce – Odeslání e-mailu špatné osobě nebo skupině může být nepříjemné nebo dokonce škodlivé, v závislosti na obsahu.
• Nefunkční, nesprávné nebo chybějící odkazy – Zahrnutí odkazů, které nefungují, nebo zapomenutí přidat odkaz může zmást vaše čtenáře.
• Nesprávné informace – Odeslání zastaralých, nepravdivých nebo zavádějících informací může poškodit vaši důvěryhodnost a vytvořit zbytečnou dodatečnou práci.
• Zapomenuté přílohy – Slibování přílohy v e-mailu, ale zapomenutí ji připojit, je častá chyba, která často vede k následnému e-mailu.
• Problémy s formátováním – Někdy se vzhled nebo design e-mailu nezobrazuje tak, jak bylo zamýšleno, zejména při prohlížení na různých zařízeních nebo platformách.
• Chyby v předmětu – Chybně napsaný předmět může snížit šance, že lidé e-mail vůbec otevřou.

‍

Kroky pro rozhodnutí, zda poslat e-mail pro opravu

Po chybě v newsletteru, zde je návod, jak se rozhodnout, zda odeslat opravu:

1. Je to velká chyba?

Před odesláním opravy zvažte, zda je chyba významná. U menších chyb, které ovlivňují pouze několik lidí, není vždy nutné odesílat opravu.

Zeptejte se sami sebe těchto klíčových otázek:

• Ovlivní to vaše podnikání?
  Pokud by chyba mohla způsobit finanční ztrátu nebo záměnu (např. špatný promo kód nebo nefunkční odkaz), oprava e-mailu je nezbytná.
• Byla chyba způsobena nesprávným zobrazením vaší značky?
  Pokud chyba nezobrazuje vaši společnost správně nebo může poškodit vaši reputaci, pošlete opravu, abyste situaci napravili, zejména u citlivého obsahu.
• Byla klíčová informace nesprávná?
  Pokud chyba zahrnuje nesprávná jména, obrázky nebo poškozený design, často stojí za to to opravit, abyste se vyhnuli záměně.

Obecně platí, že omluvy si nechte pro vážné chyby, které by mohly poškodit důvěru uživatelů. Používejte své uvážení a vyhněte se příliš častým opravám, pokud to není opravdu nutné.

‍

2. Kolik času uplynulo?
Pokud si chybu všimnete okamžitě, pošlete opravu e-mailu bez prodlení. Použijte jasný předmět, jako například Jejda!“ nebo „Oprava“, abyste upoutali pozornost svých odběratelů. Držte zprávu jednoduchou, s krátkou omluvou a správnými informacemi.

Pokud se jedná o menší chybu, jako je drobný překlep, a už uplynul nějaký čas (např. týden), obvykle je nejlepší opravu neposílat. Většina odběratelů si chyby pravděpodobně nevšimla, takže není nutné ji zbytečně zmiňovat.

‍

3. Kdo obdržel e-mail?
Zvažte, kdo obdržel původní e-mail. Byl poslán celé vaší databázi, nebo pouze konkrétnímu segmentu? Pokud byl cílen na určitou skupinu, která byla angažována, může být užitečné poslat opravu pouze této skupině. Využijte metriky otevřených e-mailů k zaměření na ty, kteří s e-mailem interagovali. Tento přístup vám pomůže vyhnout se odesílání opravy celé databázi a sníží rušení pro ty, kteří si chyby nevšimli.

Tipy pro odeslání opravy e-mailu

1. Ujistěte se, že všechny informace jsou správné.
2. Dvakrát zkontrolujte gramatiku a pravopis.
3. Omluvte se ihned.
4. Držte zprávu jasnou a stručnou.
5. Vyhněte se defenzivě nebo přehnaným omluvám.
6. Pokud je to nutné, požádejte o odpověď nebo follow-up.
7. Znovu si zprávu přečtěte před odesláním.

Stručně řečeno, buďte zdvořilí a profesionální při opravě chyby. Omluvte se, vysvětlete, co se stalo, a buďte struční. Pokud je to nutné, projeďte empatii. Dodržováním těchto tipů odešlete pečlivý a efektivní e-mail s opravou.

‍

Kdy není potřeba opravit masivní chyby v e-mailech

‍Menší chyby, jako jsou překlepy, drobné problémy s formátováním nebo chybějící nepodstatné informace, obvykle nejsou dostatečně závažné na to, aby vyžadovaly opravu. Někteří příjemci je mohou zaznamenat a zmínit, ale většina lidí si jich vůbec nevšimne nebo je nezmíní.

Pro závažnější chyby, jako je nesprávné zobrazení nabídky nebo odeslání špatného času, opravte chybu na cílové stránce nebo aktualizujte nesprávné obrázky na svém serveru. Pokud někdo na sociálních médiích upozorní na chybu, jednoduchá omluva obvykle stačí.

Odeslání e-mailu typu jejda!“ může často přitáhnout více pozornosti na chybu a vést k vyšší míře odhlášení nebo snížené angažovanosti. Místo toho se zaměřte na učení se z chyb, pečlivější kontrolu e-mailů nebo zavedení kontrolního seznamu před odesláním.

‍

Závěr

Každý dělá chyby v e-mailovém marketingu. Klíčem k jejich minimalizaci je pečlivé prohlížení obsahu. Před odesláním e-mailu jej vždy zkontrolujte a zvažte možnost požádat někoho jiného – například spolehlivého kolegu – aby e-mail také zkontroloval. Dále si dejte pozor na omezení počtu znaků v předmětových řádcích různých e-mailových klientů, abyste zajistili, že vaše zpráva bude jasná hned od začátku. Přijetím těchto preventivních opatření se můžete vyhnout nepříjemným chybám. Přečtěte si tento blog pro podrobný seznam důležitých věcí, které byste měli mít na paměti, než pošlete e-mail.