Błąd w e-mailu? Co zrobić po jego wysłaniu

‍

Bez względu na to, czy jesteś doświadczonym specjalistą, czy dopiero wysyłasz swój pierwszy e-mail, prawdopodobnie znasz to uczucie żalu zaraz po naciśnięciu „wyślij”.

Byłeś przekonany, że wszystko jest dopracowane, więc wysłałeś wiadomość. Ale może już po chwili – albo godzinę później? – nagle zauważasz oczywisty błąd. A może ktoś uprzejmie zwraca Ci uwagę na pomyłkę, upewniając się, że jesteś jej świadomy.

Błędy w e-mailach – czy to drobna literówka, rażący błąd językowy czy nieprawdziwa informacja – mogą być frustrujące, ponieważ po naciśnięciu „wyślij” nie ma już odwrotu. W przeciwieństwie do strony internetowej, gdzie można szybko poprawić treść, taki e-mail pozostaje w skrzynce odbiorcy, dopóki nie zostanie przeczytany lub usunięty.

Jeśli Ci się to przytrafi, pamiętaj: to nie oznacza, że jesteś niekompetentny (wiemy, łatwiej powiedzieć niż zrobić). Pomyłki zdarzają się każdemu i to jeszcze nie koniec świata.

Kiedy już zaakceptujesz sytuację, możesz zdecydować, czy w ogóle warto na nią reagować. W tym artykule omówimy, jak radzić sobie z błędami w e-mailach – jeśli w ogóle warto je korygować. Ale zanim przejdziemy do strategii działania, zobaczmy, jakie są najczęstsze błędy, które możesz popełnić.

‍

Typowe błędy w e-mailach

Bez względu na to, jak bardzo staramy się, aby nasze e-maile były wolne od błędów i poprawnie sformułowane, tak jak w życiu, każdemu czasami zdarzy się popełnić błąd. Istnieją pewne rodzaje błędów, które pojawiają się częściej niż inne. Oto najczęstsze błędy w newsletterach, które spotykamy:

1. Literówki i błędy gramatyczne – Proste błędy, takie jak literówki, brak interpunkcji lub niezgrabne wyrażenia, mogą łatwo umknąć naszej uwadze
2. Niewłaściwy odbiorca – Wysłanie e-maila do niewłaściwej osoby lub grupy może być nieprzyjemne, a w niektórych przypadkach nawet szkodliwe, w zależności od treści wiadomości.‍
3. Zerwane, niewłaściwe lub brakujące linki – Wstawienie linków, które nie działają, lub zapomnienie o dodaniu linku może zdezorientować Twoich czytelników.‍
4. Nieaktualne informacje – Wysyłanie przestarzałych, nieprawdziwych lub mylących informacji może zaszkodzić Twojej wiarygodności i stworzyć niepotrzebną dodatkową pracę.‍
5. Zapomniane załączniki – Obiecane załączniki, ale zapomniane dołączenie ich do e-maila, to częsty błąd, który często prowadzi do wysłania kolejnego e-maila w celu wyjaśnienia sprawy.‍
6. Problemy z formatowaniem – Czasami wygląd lub układ e-maila nie wyświetlają się tak, jak zaplanowano, zwłaszcza na różnych urządzeniach lub platformach.‍
7. Błędy w temacie – Źle napisany temat może zmniejszyć szansę, że ludzie w ogóle otworzą e-maila.

‍

Kroki do podjęcia decyzji, czy wysłać e-mail z poprawką

Po popełnieniu błędu w newsletterze, oto jak zdecydować, czy warto wysłać poprawkę:

1. Czy to poważny błąd?
Zanim wyślesz poprawkę, zastanów się, czy błąd jest istotny. W przypadku mniejszych błędów, które wpływają tylko na kilku odbiorców, może nie być konieczne wysyłanie poprawki.

Zadaj sobie te kluczowe pytania:

• Czy to wpłynie na Twoją działalność?
  Jeśli błąd może spowodować straty finansowe lub zamieszanie (np. niepoprawny kod rabatowy lub nieaktywne linki), wysłanie poprawki jest konieczne.
• Czy błąd niewłaściwie przedstawił Twoję markę?
  Jeśli błąd wpłynął na sposób, w jaki Twoja firma jest postrzegana, lub może zaszkodzić Twojej reputacji, warto wysłać poprawkę, szczególnie w przypadku wrażliwych treści.
• Czy kluczowa informacja była nieprawidłowa?
  Jeśli błąd obejmuje niewłaściwe nazwiska, obrazy lub uszkodzony design, często warto naprawić to, aby uniknąć zamieszania.

Ogólnie rzecz biorąc, przeproś za poważne błędy, które mogą naruszyć zaufanie użytkowników. Używaj swojego uznania i unikaj nadmiernych poprawek, chyba że naprawdę jest to konieczne.

2. Ile czasu minęło?
Jeśli od razu zauważysz błąd, wyślij poprawkę e-maila bez zwłoki. Użyj jasnej linii tematu, takiej jak „Ups!” lub „Poprawka”, aby przyciągnąć uwagę swoich subskrybentów. Trzymaj wiadomość prostą, z krótkim przeprosinami i dokładnymi informacjami.

Jeśli błąd jest drobny, jak literówka, i minęło już trochę czasu (np. tydzień), zwykle lepiej nie wysyłać poprawki. Większość subskrybentów prawdopodobnie nie zauważyła błędu, więc nie ma potrzeby, aby go dodatkowo podkreślać.

3. Kto otrzymał e-mail?
Zastanów się, kto otrzymał pierwotny e-mail. Czy wysłałeś go do całej listy, czy tylko do konkretnej grupy? Jeśli wiadomość była skierowana do określonej grupy, która była zaangażowana, warto wysłać poprawkę tylko do niej. Skorzystaj z metryk otwarć e-maili, aby skierować poprawkę do osób, które faktycznie wchodziły w interakcję z wiadomością. To podejście pomoże uniknąć wysyłania poprawki do całej listy i zmniejszy zakłócenia dla tych, którzy nie zauważyli błędu.

Porady dotyczące wysyłania e-maila z poprawką

1. Upewnij się, że wszystkie informacje są poprawne.
2. Sprawdź dwa razy gramatykę i pisownię.
3. Przeproś od razu.
4. Trzymaj wiadomość jasną i zwięzłą.
5. Unikaj obronnego tonu lub nadmiernych przeprosin.
6. Jeśli to konieczne, poproś o odpowiedź lub follow-up.
7. Przejrzyj jeszcze raz przed wysłaniem.

Podsumowując, bądź uprzedzający i profesjonalny przy poprawianiu błędów. Przeproś, wyjaśnij, co poszło nie tak, i bądź zwięzły. Okazuj empatię, kiedy to konieczne. Stosując te porady, wyślesz dokładny i skuteczny e-mail z poprawką.

‍

Kiedy nie trzeba wysyłać poprawki do masowych błędów w e-mailach

Mniejsze błędy, takie jak literówki, drobne problemy z formatowaniem lub brakujące, nieistotne informacje, zwykle nie są wystarczająco poważne, by wymagały poprawki. Niektórzy odbiorcy mogą je zauważyć i wspomnieć, ale innym to nie będzie przeszkadzać, a wielu z nich może ich nawet nie dostrzec.

W przypadku poważniejszych błędów, takich jak błędne przedstawienie oferty lub wysłanie nieprawidłowych godzin, poprawki najlepiej wprowadzić na stronie docelowej lub zaktualizować błędne obrazy na serwerze. Jeśli ktoś zwróci uwagę na błąd na mediach społecznościowych, wystarczy krótka przeprosinowa odpowiedź.

Wysłanie e-maila typu „ups” często zwraca więcej uwagi na błąd i może prowadzić do większej liczby rezygnacji z subskrypcji lub spadku zaangażowania. Lepiej skoncentrować się na nauce z błędów, starannym przeglądaniu e-maili lub wprowadzeniu listy kontrolnej przed wysłaniem.

‍

Podsumowanie

Wszyscy popełniają błędy w marketingu e-mailowym. Kluczem do ich unikania jest staranne przeglądanie treści. Sprawdź dwa razy, zanim klikniesz "wyślij", a także pomyśl o poproszeniu zaufanego kolegi o dodatkowy przegląd e-maila. Ponadto zwróć uwagę na ograniczenia liczby znaków w tematach różnych klientów e-mailowych, aby upewnić się, że Twoja wiadomość będzie jasna już od samego początku. Podejmując dodatkowe środki ostrożności, możesz uniknąć nieprzyjemnych błędów. Przeczytaj ten blog, aby zapoznać się ze szczegółową listą ważnych rzeczy do zapamiętania przed wysłaniem e-maila.

‍